PANDUAN RESMITPHP StudyTrack v1.0

Bagaimana Cara Menggunakan StudyTrack?

Buku petunjuk pengoperasian sistem informasi pemantauan kemajuan tugas akhir mahasiswa Program Studi Teknologi Pangan dan Hasil Pertanian (TPHP), Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Andalas.

Kembali ke Beranda Utama

1. Konsep Pokok & Prinsip Desain TPHP StudyTrack

Prinsip Section 1 & 2

Pelaporan Cepat 1 Menit

Sistem dirancang seringan mungkin agar dosen pembimbing dapat melaporkan hasil bimbingan dalam waktu ± 1 menit tanpa beban administratif berlebih.

Tanggal Lapor vs Tanggal Substantif

Jika mahasiswa belum mengalami kemajuan, klik "Belum Ada Perubahan". Tanggal lapor dosen terbarukan hari ini, namun tanggal kemajuan substantif tetap terjaga untuk deteksi hambatan nyata.

Pencegahan Konflik Bersamaan

Jika Pembimbing Utama dan Pembimbing Pendamping mengedit mahasiswa secara bersamaan, sistem mendeteksi perbedaan versi (kode 409) sehingga data tidak saling menimpa.

6 Tahapan Utama Tugas Akhir Mahasiswa (Rekonsiliasi 100%)

Setiap mahasiswa aktif diposisikan tepat pada satu Tahap Utama untuk menjamin data dashboard dapat direkonsiliasi 100% tanpa tumpang tindih:

1Penetapan JudulPerumusan dan persetujuan topik skripsi

2Seminar ProposalUjian proposal penelitian (Sempro)

3PenelitianPelaksanaan riset lab/lapangan

4Penulisan SkripsiPenyusunan naskah Bab I–V

5Seminar HasilPenyampaian hasil penelitian (Semhas)

6Ujian SarjanaSidang komprehensif kelulusan sarjana

2. Panduan Mahasiswa TPHP: Akses Sistem & Pelaporan Kemajuan Mandiri

Role: MAHASISWA

Cara Masuk (Login)

Gunakan NIM Anda sebagai Nama Pengguna dan Kata Sandi (atau mhs123). Seluruh mahasiswa aktif telah otomatis memiliki akun aktif.

Input Kemajuan Studi

Klik tombol "Input Kemajuan Studi Saya" di Portal Mahasiswa. Laporkan ringkasan kegiatan, pembaruan status bab skripsi, dan tanggal asistensi terakhir bersama pembimbing.

Permohonan Fasilitasi Prodi

Jika terkendala fasilitas laboratorium, antrian pengujian alat, atau memerlukan mediasi jadwal, centang permohonan bantuan agar pimpinan departemen segera menindaklanjuti.

3. Panduan Dosen Pembimbing (Utama & Pendamping)

Role: DOSEN

1Melihat & Menambahkan Mahasiswa Bimbingan Anda

Masuk ke menu "Mahasiswa Bimbingan Saya" di sidebar kiri. Halaman ini menampilkan seluruh mahasiswa yang Anda bimbing (baik sebagai Pembimbing Utama maupun Pendamping).

Menambahkan Mahasiswa Bimbingan Mandiri: Tekan tombol "+ Tambah Mahasiswa Bimbingan" di bagian atas. Anda dapat memasukkan NIM, Nama, Angkatan, memilih peran bimbingan (Utama/Pendamping), rekan pembimbing, tahapan riset, judul skripsi, dan kontak mahasiswa. Mahasiswa yang didaftarkan akan langsung muncul pada daftar bimbingan Anda.

2Mengisi & Memperbarui Kolom Bimbingan

Klik tombol "Isi Kolom Bimbingan" pada kartu mahasiswa atau ubah tampilan ke "Tabel Kolom Bimbingan" untuk melengkapi data: Judul Skripsi (Draft/Definitif), Bidang/Topik Riset Pangan TPHP, Tahapan Terkini, Target Tanggal Sidang, serta Kontak WhatsApp dan Email mahasiswa.

3Alur Pelaporan Cepat (1 Menit)

Klik tombol "Lapor Cepat" pada kartu mahasiswa terkait:

Periksa ringkasan kemajuan terakhir dan catatan rekan pembimbing.
Perbarui tahapan utama atau progres bab skripsi (Bab I sampai Bab V) yang telah selesai/direvisi.
Tuliskan catatan kemajuan singkat, kendala utama (jika ada), dan rencana target berikutnya.
Jika mahasiswa mengalami hambatan berat (alat lab rusak, reagen kosong), centang opsi "Memerlukan Bantuan / Intervensi Prodi".
Klik "Simpan Laporan Kemajuan".

4Menggunakan Tombol "Belum Ada Perubahan"

Jika Anda telah berkomunikasi/bertemu dengan mahasiswa namun belum ada kemajuan naskah/penelitian substantif, klik tombol "Belum Ada Perubahan". Masukkan alasan singkat (misal: "Mahasiswa menunggu hasil pengujian GC-MS"). Tindakan ini membuktikan bahwa dosen tetap aktif memantau, sementara sistem tetap menghitung durasi sejak kemajuan substantif terakhir agar tidak terjadi *false green*.

5Menghadapi Peringatan Konflik Bersamaan (Kode 409)

Apabila rekan pembimbing lain baru saja menyimpan laporan saat Anda sedang membuka formulir, sistem akan menampilkan jendela "Peringatan Konflik Perubahan Data". Anda dapat melihat apa saja yang baru diubah oleh rekan pembimbing dan memperbarui data Anda sebelum menyimpannya kembali tanpa khawatir data hilang tertimpa.

3. Panduan Ketua Program Studi / Tim Pemantau

Role: KAPRODI

Membaca 11 Indikator Metrik Dashboard

Dashboard menyediakan 11 kartu indikator kunci: Mahasiswa Aktif, Belum Ada Judul, Persiapan Sempro, Sedang Penelitian, Sedang Penulisan Naskah, Menunggu Semhas, Siap Ujian, Lulus Administratif, Perlu Perhatian, Prioritas Pendampingan, dan Belum Update Laporan >30 hari. Klik kartu metrik mana pun untuk langsung menyaring daftar mahasiswa.

Memperbarui Pengumuman Resmi di Halaman Depan

Ketua Program Studi dapat memperbarui pengumuman resmi prodi secara langsung. Pada kartu "📢 Pengumuman Program Studi" di halaman depan, klik tombol "Perbarui Pengumuman". Masukkan judul, kategori label (misal: Penting, Agenda Seminar & Sidang, Batas Waktu Pelaporan), serta isi instruksi lengkap. Pengumuman akan langsung tampil di halaman depan untuk seluruh mahasiswa dan bapak/ibu dosen.

Bahan Rapat Evaluasi & Resume Kemajuan Studi (PDF Siap Cetak)

Buka menu "Tindak Lanjut" → pilih tab "Bahan Rapat & Resume Evaluasi". Halaman ini otomatis merangkum seluruh mahasiswa berstatus prioritas beserta kendala spesifiknya. Klik tombol "Download Bahan Rapat (PDF)" untuk mendapatkan dokumen resmi yang siap diedarkan pada rapat pimpinan lengkap dengan kop surat resmi dan tanda tangan Ketua Program Studi TPHP (Prof. Dr. Novizar Nazir, NIP 196411251989111001).

Mencatat & Menutup Agenda Tindak Lanjut

Untuk setiap mahasiswa yang dibahas dalam rapat, prodi dapat mendaftarkan butir tindakan yang disepakati (misal: "Klinik asistensi penulisan Bab IV"), menentukan Penanggung Jawab dan tenggat waktu. Setelah kendala terselesaikan, klik "Selesaikan Tindak Lanjut" dan catat hasil akhir penyelesaiannya.

4. Panduan Administrator / Operator Program Studi

Role: ADMIN

Impor Data Mahasiswa via Excel / CSV

Buka menu "Mahasiswa" → klik tombol "Impor Excel/CSV". Unduh template standar yang telah disediakan. Unggah berkas dan tinjau pratinjau validasi: sistem mencocokkan otomatis 20 nama dosen master dan memeriksa apakah ada NIM yang duplikat sebelum data disimpan ke basis data.

Koreksi Data Administratif & Jejak Audit

Buka profil mahasiswa → klik "Koreksi Data Administratif". Setiap perubahan data wajib menyertakan alasan perubahan. Seluruh aktivitas terekam permanen pada menu Audit Log sesuai kepatuhan standar mutu akademik universitas.

Manajemen Pengaturan & Cadangan Database (Backup)

Buka menu "Pengaturan" untuk menyesuaikan ambang batas notifikasi (default: 30 hari laporan, 60 hari substantif, semester 8 batas waktu). Administrator dapat mengunduh berkas cadangan database (JSON Backup) kapan saja untuk keamanan arsip data.

5. Tanya Jawab Sering Diajukan (FAQ)

Bantuan & Solusi

Q: Bagaimana cara berganti akun untuk mencoba fitur dari sudut pandang Dosen atau Kaprodi?

Di bilah navigasi atas (Navbar), klik tombol "Uji Peran". Tersedia fitur 1-Klik Switch untuk berpindah akun secara instan antara Administrator, Ketua Prodi, maupun salah satu dari 20 Dosen Master tanpa perlu mengetik kata sandi ulang.

Q: Apakah data demonstrasi mahasiswa dapat dibersihkan saat prodi siap mengisi data riil?

Ya. Di bagian atas layar terdapat banner "MODE DATA DEMONSTRASI". Administrator dapat mengklik tombol "Bersihkan" untuk menghapus seluruh data simulasi ketika siap mengimpor data riil mahasiswa TPHP.

Q: Mengapa mahasiswa berstatus cuti akademik tidak muncul di peringatan perlu perhatian?

Sesuai aturan akademik Universitas Andalas, mahasiswa yang sedang dalam masa cuti resmi dikecualikan dari perhitungan hari keterlambatan laporan agar tidak menimbulkan peringatan palsu (*false positive*).

Q: Siapa yang menandatangani dokumen PDF Laporan dan Bahan Rapat Evaluasi?

Seluruh dokumen resmi hasil unduhan sistem secara otomatis dibubuhi lembar pengesahan yang diketahui oleh Ketua Program Studi TPHP: Prof. Dr. Novizar Nazir (NIP 196411251989111001).

Program Studi Teknologi Pangan dan Hasil Pertanian

Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Andalas • Kampus Limau Manis, Padang

Kembali ke Beranda Dashboard →